Desde el inicio de la pandemia por Coronavirus en marzo de 2020 se modificó la forma en la que trabajamos y cómo nos comunicamos en equipo en gran parte de las compañías. Por supuesto, este hecho también impactó notablemente a los eventos corporativos.
Actualmente, a comienzos del cuarto trimestre de 2023, todavía circulan algunas subvariantes de Omnicrom.
Afortunadamente, tras las medidas adoptadas y el aumento de los niveles globales de inmunidad, el virus ha teniendo una gravedad mucho menor en esta última fase. Desde hace meses e incluso ya más de algún año, en buena parte de los territorios.
El 5 de mayo de 2023 la Organización Mundial de la Salud levantó definitivamente el estado de emergencia decretado por el COVID-19.
En la mayoría de los países hace tiempo que se volvió a una normalidad que en muchos aspectos es y será para siempre diferente a la existente antes de la aparición del Coronavirus.
Adopción del Uso de la Tecnología
Resulta innegable que durante estos más de tres años, se ha acelerado exponencialmente el uso de la tecnología en la mayoría de los sectores.
Ya en julio de 2020, tan sólo unos 3-4 meses después del inicio oficial de la pandemia, un estudio de McKinsey reflejaba que, la aceleración mundial en la adopción de la tecnología en los últimos seis meses había sido la equivalente a tres años, en comparación con la tendencia de años anteriores.
Y dicha tendencia siguió durante el resto de meses hasta el momento actual. Lo cual, junto a las circunstancias vividas, ha influido en el desarrollo de los actos de comunicación presenciales, híbridos y virtuales. Se han generado nuevas formas de hacer encuentros y dar difusión a eventos.
Eventos Corporativos Híbridos y Virtuales
Todos deseábamos la vuelta de los eventos presenciales con total normalidad por lo que ello significa. Además, se ha demostrado que las 2 dimensiones de poder llevar los eventos a cabo (física y virtual) no son exclusivas. Al combinarse ofrecen más posibilidades y amplifican el impacto del mensaje.
Eventos Corporativos Virtuales
Durante el primer año de pandemia los eventos corporativos que por normativa tenían que celebrarse, todos se realizaron de manera virtual. Por ejemplo, ocurrió con presentaciones de resultados o juntas de accionistas. La tecnología estaba preparada para ello y de hecho algunos de estos actos, especialmente ciertas presentaciones de resultados, ya venían celebrándose así antes del COVID.
Del resto de actos de comunicación empresarial y según las fuentes consultadas, en el 2020 se celebraron al menos un 90% de los eventos que tuvieron lugar en el 2019. Tan sólo un 10% menos a pesar de ser el primer año de la pandemia. Dada la situación, hubo un giro brusco hacia la celebración virtual de los mismos.
Además, los eventos destinados a audiencias más generales y realizados en esta ocasión de forma exclusivamente virtual experimentaron un aumento en el número de participantes. La audiencia creció más del 30% con respecto a ediciones presenciales anteriores.
Antes del COVID sólo el 45% de los usuarios consultados había asistido a un evento virtual.
Eventos Corporativos Híbridos
En 2021 la tendencia predominante fue la celebración híbrida de los eventos, con parte de público presencial y el resto online. Siendo esta la estrategia elegida en aproximadamente el 67% de los casos.
Además, en 2021 se mantuvo la celebración exclusivamente virtual de un 25% de los eventos. Modalidad que ha seguido creciendo ya que suele ser de más fácil organización y eficiencia a nivel de costes.
En el 2022 se volvió a celebrar un mayor número de eventos presenciales. A la vez se reafirmó la versión online de los mismos, en paralelo al evento presencial. Esta ha sido también la tendencia en 2023 y es la que se estima en adelante.
Al menos el 94% de las empresas consultadas prefieren eventos corporativos con una versión online.
Este dato se complementa con la visión de los organizadores de eventos, de los cuales el 90% aseguraron que en 2023 todos los grandes eventos tendrían difusión online. Y con la visión de los usuarios, que en un 84% prefieren que siempre haya una versión online.
Un 75% de los usuarios consultados elegirían seguir el evento online, aunque también exista la opción de asistir presencialmente.
Nos estamos refiriendo a eventos de comunicación corporativa. Bien sean internos o externos, conferencias, ruedas de prensa, días del inversor, presentaciones de resultados, juntas de accionistas, comunicación de estrategias, etc.
Los eventos presenciales siguen siendo imprescindibles en multitud de ocasiones y/o para cierto público. Además tienen una componente física de ‘networking’ a la cual todavía no se ha llegado al mismo nivel con los eventos exclusivamente online. Aunque las dos modalidades no tienen por qué ofrecer exactamente lo mismo ni tener un objetivo igual.
Se siguen desarrollando nuevas formas online de establecer esta conexión personal más cercana.
Importancia de la Componente Online en los Eventos Corporativos Actuales
Los eventos con una componente online permiten obtener y analizar más datos de la audiencia.
- Registro de usuarios
- Procedencia de las conexiones
- Tipo de dispositivo utilizado
- Tiempo medio de visualización
- Descargas/visualizaciones de ciertos elementos
- Encuestas de satisfacción
Con esta información los eventos se pueden ir haciendo más específicos para un target concreto. Permiten evaluar el comportamiento de los usuarios, cómo consumen el contenido y crear experiencias personalizadas. Por ello, resultan más valiosos y relevantes para la audiencia y a la vez se alinean con la estrategia y los objetivos de la compañía.
La interacción con los usuarios se garantiza a través de las funcionalidades en vivo de preguntas (en modo audio/video o en modo texto), chats, encuestas, votaciones y posteriores sesiones ‘breakout’ o sesiones 1:1.
El 66% de los usuarios consultados coinciden en que si el evento se difunde en directo, contribuye a que estén más involucrados en su seguimiento. Este es un dato muy relevante.
Otro de los aspectos importantes de la componente online de los eventos es la posibilidad de crear una comunidad alrededor del evento. Con la tecnología, dichas comunidades se pueden extender más allá del acto en sí, con contenidos previos y nuevas referencias una vez finalizado el evento en vivo.
Esta es otra de las relevantes tendencias identificadas, la importancia de la comunicación asincrónica. Contenidos que los usuarios puedan consumir a su ritmo, bajo demanda, y que permiten que el evento genere una mayor repercusión.
Crear una comunidad online antes asistir, hasta en eventos híbridos o presenciales, puede reforzar el ‘networking’ in situ. Incluso moldear o definir el contenido del evento en vivo, en base al ‘feedback’ previo.
En general, la componente online amplifica la repercusión de los eventos corporativos.
Eventos Híbridos: la Nueva Tendencia en la Organización de Eventos Corporativos
La previsión es que la tecnología online alrededor de los eventos siga creciendo a una tasa mayor que los avances físicos en los eventos presenciales.
Como reflejo de esa mencionada integración de lo presencial y las experiencias online, la principal tendencia futura son los eventos híbridos. Que no sólo han sido una buena respuesta a la pandemia, sino que se han convertido en una estrategia para crecer:
- Han aumentado la involucración de los participantes
- Se ha incrementado el número de usuarios
- Ofrecen una mayor flexibilidad en cuanto a la asistencia tanto de usuarios como de ponentes
- Permiten obtener más información de nuestra audiencia y aportarles más valor
- Han mejorado el ROI
La característica más destacable de la evolución experimentada por el sector es sin lugar a dudas la variedad de opciones existentes en la actualidad. Lo cual permite diseñar eventos de comunicación que se ajusten perfectamente a la estrategia y objetivos de la compañía u organización.
Por ejemplo, ofrecer previamente y a posteriori contenidos online adicionales, crear una comunidad y centrar los eventos en vivo en temas muy concretos (bien sea en una sesión presencial, online o híbrida).
O celebrar un gran evento con una componente online para la mayor parte de la audiencia, contar con publico VIP presencial y adicionalmente convocar otros eventos virtuales o presenciales más específicos (previos o posteriores). Estos últimos pueden ser más personalizados, por áreas o regiones, aportando así modularidad.
Las opciones se han multiplicado.
Conclusión
En los últimos años se han dado pasos de gigante en la adquisición generalizada de una mentalidad más digital. Es ahora el momento de sacar el máximo partido a las nuevas tecnologías y tendencias identificadas con todas las posibilidades que ofrecen a la comunicación.
El avance digital en la manera de hacer eventos corporativos hace que el sector ofrezca cada vez más posibilidades y evolucione. El futuro viene marcado por la integración de lo presencial y las experiencias online, que están aquí para quedarse.
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